KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİNDE TEKNİK ARŞİV

06.01.2014

KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİNDE TEKNİK ARŞİV BİLGİ SİSTEMİ

 

A.Hakan AYBER-İzmir Kadastro Müdürü

 

Giriş

 

Arşiv kelimesinin kökü, eski Yunanca arkheion kelimesinin Latinceye geçmiş hali olan archivumdur. Mana itibariyle arşiv; resmi dairelerin, çeşitli müesseselerin veya kişilerin işlerini yürütürken, muamelesi tamamlanmış ve muhafazası icab eden vesikaların düzenli bir şekilde, belirli kaidelere göre bir araya getirilerek saklandığı yerdir. Arşivler, vesikaların çıktığı yerler olan devletin, şehrin veya müessesenin, ailenin hizmetinde oluşuna göre devlet arşivi, şehir arşivi, özel arşiv, aile arşivi gibi isimler alırlar.
Arşiv malzemesinin çekirdeğini, devlet dairelerinde, büyük müesseselerde günlük muameleler esnasında çıkan yazışmalar ve dosyalar meydana getirir. Fakat bütün bu kağıtlar arşiv malzemesi değildir. Toplanan malzeme arşivlerde mütehassısları tarafından seçilip belirli kaidelere göre tasnif edilerek saklanır. Bu sınıflandırmanın sonradan istifade sırasında kolaylık sağlayacak şekilde olmasına dikkat edilir. Arşivleri teşkil eden malzeme, kesinliği olan dokümanlar olduğu için, geçmiş faaliyetlerin yaşayan ve gerçek delilleridir.
Arşivin dokümanları çoğunlukla kil tabletler, tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, el yazı ile, daktilo ile yazılmış veya matbaada basılmış kağıt belgelerdir. Bunlardan başka mikrofilmler, fotoğraflar, ses bantları, video kasetleri gibi önemi haiz dokümanlar da arşiv belgesi olabilir.
Bir şeyin arşiv malzemesi olabilmesi için üzerinden en az 30 yıl geçmesi kaidesi kabul edilmiştir. Türkiye'de arşiv terimi, tarifteki manayı aşan bir biçimde kullanılmakta ve her türlü dokümantasyonu içine alan bir anlam da taşımaktadır.

 

     Günümüzde artık fiziki arşivler hem arşiv malzemelerinin artık kullanılarak aşırı derecede yıpranması, hatta bu belgelerin artık kullanılmayacak hale gelmesi hem de artık arşiv bilgilerine çok seri ulaşım isteği teknik arşiv işletim sistemi veya teknik arşiv bilgi sistemlerinin kurulmasını gündeme getirmiştir. bu nedenle aşağıdaki makalede özellikle kadastro müdürlüklerindeki elektronik teknik arşivin oluşum aşamaları ile kullanım standartları belirlenmeye çalışılmıştır.

 

Arşiv Bilgilerinin Entegrasyonu:

 

    Kadastro teknik arşiv bilgilerinin entegrasyonu genel olarak iki  madde de ele alınabilmektedir. Bunlar

 

a-Tapu Sicil Bilgileri ile Kadastro Bilgilerinin entegrasyonu

b- Kadastro Bilgilerinin kendi içerisinde entegrasyonu

 

    a-Tapu Sicil Bilgileri ile Kadastro Bilgilerinin entegrasyonu:

 Kadastro Arşiv Bilgi ve belgeleri , Tapudaki kütük bilgi ve belgelerin grafik altlıklarıdır. Bu nedenle özellikle tescilli parsellerin grafiklerinin bütününün, grafik bilgilerinin oluşum evrakları ile beraber kadastroda teknik arşivinde  olması gerekir.  Bu durumda tapu sicil bil